Handelsregisterauszug kostenlos: Was Kunden vor dem Vertrag über eine Firma erfahren

Seit dem 1. August 2022 kann jeder Eintragungen und Dokumente aus dem Handelsregister kostenfrei abrufen. Wer einen Handelsregisterauszug kostenlos einsehen will, um vor einem Vertrag Geschäftsführer, Rechtsform und Sitz einer Firma zu prüfen, braucht dafür weder Konto noch Gebühr.

Die Änderung kam mit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG). Nach Angaben der IHK Frankfurt am Main werden die weggefallenen Abrufgebühren seitdem durch eine Bereitstellungsgebühr ausgeglichen, die die eingetragenen Unternehmen tragen. Für Kunden, Lieferanten und Bewerber ist der Blick ins Register damit kostenfrei.

Wer darf das Handelsregister einsehen?

Jeder. Nach § 9 Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) ist die Einsicht in das Handelsregister und in die dort eingereichten Dokumente jedem zu Informationszwecken gestattet. Ein besonderes Interesse muss man nicht nachweisen.

Die Länder bestimmen das elektronische System, über das die Daten abrufbar sind. Sie haben dafür ein gemeinsames Registerportal eingerichtet: handelsregister.de, dessen Seiten das Ministerium der Justiz Nordrhein-Westfalen verantwortet. Dort sind außer dem Handelsregister auch Genossenschafts-, Partnerschafts- und Gesellschaftsregister sowie die Vereinsregister aller Bundesländer zu finden.

Wer einen beglaubigten Nachweis braucht, etwa für eine Bank oder ein Gericht, kann beim Registergericht eine Beglaubigung oder einen amtlichen Ausdruck verlangen. Für den eigenen Check vor einer Bestellung genügt meist der kostenfreie Abruf am Bildschirm.

Wie findet man eine Firma auf handelsregister.de?

Das Registerportal bietet eine normale und eine erweiterte Suche. So geht man vor:

1. Firmennamen bereithalten: Am genauesten ist die Suche mit Registergericht und Registernummer. Beides muss nach § 37a HGB auf jedem Geschäftsbrief eines eingetragenen Kaufmanns stehen, ebenso auf Bestellscheinen.
2. Normale Suche öffnen: Firmennamen oder Teile davon eingeben. Bei häufigen Namen hilft die erweiterte Suche mit Ort, Registerart oder Rechtsform.
3. Treffer prüfen: Sitz, Rechtsform und Registergericht mit den Angaben im Angebot, im Impressum oder auf der Rechnung vergleichen.
4. Registerinhalt aufrufen: Der Auszug zeigt die aktuellen Eintragungen. Eingereichte Dokumente wie Gesellschaftsvertrag oder Gesellschafterliste sind gesondert abrufbar.
5. Speichern: Den Abruf als Datei sichern, falls man den Stand später belegen will.

Was man im Auszug findet, hängt von der Rechtsform ab.

Welche Angaben stehen im Handelsregisterauszug?

Der Auszug nennt die Firma, also den Namen des Unternehmens, dazu Rechtsform und Sitz. Bei Gesellschaften stehen dort die vertretungsberechtigten Personen, bei einer GmbH die Geschäftsführer, und wie sie vertreten dürfen.

Ändert sich etwas bei den Gesellschaftern, müssen die Geschäftsführer eine neue Gesellschafterliste einreichen. Wer wissen will, wem eine GmbH gehört, findet die Antwort dort.

Eintragungen gelten nach § 10 HGB als bekannt gemacht, sobald sie erstmals über das Registerportal abrufbar sind. Die früher üblichen gesonderten Bekanntmachungen sind nach Angaben der IHK Frankfurt am Main mit dem 1. August 2022 entfallen. Was das Register über eine Firma aussagt, hat rechtliche Folgen für Geschäftspartner.

Wofür nutzen Kunden und Lieferanten den Auszug?

Der wichtigste Zweck ist die Frage, wer eine Firma verpflichten darf. Im Auszug steht, wie die Vertretung geregelt ist, etwa ob mehrere Geschäftsführer nur gemeinsam handeln dürfen. Unterschreibt nur ein Geschäftsführer, obwohl Gesamtvertretung eingetragen ist, lohnt eine Rückfrage.

Wer größere Aufträge vergibt oder Ware auf Rechnung liefert, sollte den Registerstand deshalb vor dem Vertrag prüfen und dokumentieren. Ob eine Firma zahlungsfähig ist, zeigt das Handelsregister aber nicht. Dafür gibt es andere Quellen.

Was steht im Unternehmensregister und in den Insolvenzbekanntmachungen?

Drei amtliche Quellen ergänzen sich:

• Handelsregister (handelsregister.de): Firma, Sitz, Rechtsform, Vertretung, Gesellschafterliste und weitere eingereichte Dokumente.
• Unternehmensregister: Dort sind die Registerdaten ebenfalls zugänglich, dazu Unterlagen der Rechnungslegung wie Jahresabschlüsse und gesellschaftsrechtliche Bekanntmachungen. Offenlegungspflichtige Unterlagen werden nach Angaben der IHK Frankfurt seit August 2022 beim Unternehmensregister statt beim Bundesanzeiger eingereicht.
• Insolvenzbekanntmachungen (insolvenzbekanntmachungen.de): Nach § 9 der Insolvenzordnung werden Insolvenzverfahren zentral und länderübergreifend im Internet veröffentlicht, mit genauer Bezeichnung des Schuldners. Die Bekanntmachung gilt als bewirkt, wenn nach dem Tag der Veröffentlichung zwei weitere Tage vergangen sind.

Für eine gründliche Prüfung lohnt deshalb der Blick in alle drei Quellen. Der Jahresabschluss im Unternehmensregister zeigt, wie es um eine Gesellschaft zuletzt stand; die Insolvenzbekanntmachungen zeigen, ob ein Verfahren läuft. Bei hohen Summen oder unklaren Ergebnissen sind Fachleute wie eine Rechtsanwältin oder die örtliche Industrie- und Handelskammer die richtigen Ansprechpartner.

Ist der Handelsregisterauszug wirklich kostenlos?

Ja. Der Abruf von Daten und Dokumenten aus dem Handelsregister ist seit dem 1. August 2022 kostenfrei. Wer eine Beglaubigung oder einen amtlichen Ausdruck beim Registergericht verlangt, sollte dort nach möglichen Gebühren fragen.

Muss ich mich für den Abruf registrieren?

Nein. Die Einsicht steht nach § 9 HGB jedem zu Informationszwecken offen. Man ruft das Registerportal der Länder auf und sucht die Firma.

Wo finde ich die Registernummer einer Firma?

Registergericht und Registernummer müssen nach § 37a HGB auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen eines eingetragenen Kaufmanns stehen. Fehlen sie, kann das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen.

Sehe ich im Handelsregister, ob eine Firma pleite ist?

Nur eingeschränkt. Laufende Insolvenzverfahren stehen in den zentralen Insolvenzbekanntmachungen im Internet; Jahresabschlüsse finden sich im Unternehmensregister.

Kann ich auch Vereine und Genossenschaften prüfen?

Ja. Das Registerportal der Länder umfasst neben dem Handelsregister auch das Genossenschafts-, das Partnerschafts- und das Gesellschaftsregister sowie die Vereinsregister aller Bundesländer. Die Suche funktioniert dort genauso wie bei Firmen.

Kann ich sehen, wem eine GmbH gehört?

Ja. Die Gesellschafterliste nennt die Gesellschafter und ihre Beteiligung. Sie ist im Handelsregister als eingereichtes Dokument abrufbar.